Εκ μέρους της Αντιπρυτανείας Οικονομικών, Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Υποδομών και της Αντιπρυτανείας Έρευνας και Καινοτομίας η Επιτροπή Μεγάλου και Διατμηματικού Εξοπλισμού (ΕΜΔΕ) του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης (ΑΠΘ), καθόρισε τις ακόλουθες αρχές και διαδικασίες που διέπουν τη διατμηματική χρήση του μεγάλου εξοπλισμού ερευνητικής και εκπαιδευτικής φύσης, τόσο από την ακαδημαϊκή κοινότητα του ΑΠΘ όσο και από εξωτερικούς φορείς, όπως άλλα Πανεπιστήμια και ερευνητικά κέντρα, Δήμοι και Περιφέρειες, ιδιωτικές εταιρείες και λοιποί ενδιαφερόμενοι.

1. Γενικές Αρχές

1.1. Ο μεγάλος εξοπλισμός του ΑΠΘ διατίθεται για διατμηματική χρήση εντός του ΑΠΘ καθώς και για χρήση από δημόσιους και ιδιωτικούς εξωτερικούς φορείς με σκοπό τη βέλτιστη αξιοποίηση των διαθέσιμων πόρων του ΑΠΘ προς όφελος της ακαδημαϊκής κοινότητας, της επιστημονικής αριστείας, της εξωστρέφειας και της προσφοράς προς την κοινωνία και τους παραγωγικούς φορείς.

1.2. Η χρήση του εξοπλισμού από διαφορετικά τμήματα του ΑΠΘ, καθώς και από εξωτερικούς φορείς, ενθαρρύνεται, υπό την προϋπόθεση της τήρησης των κανόνων κρατήσεων και ορθής λειτουργίας του εξοπλισμού.

1.3. Η πρόσβαση στον διατμηματικό εξοπλισμό θα γίνεται με όρους διαφάνειας, ισότητας και προτεραιότητας βάσει των αναγκών των χρηστών, με προτεραιότητα στην ακαδημαϊκή κοινότητα του ΑΠΘ.

1.4. Όλα τα μεγάλα όργανα των οποίων η προμήθεια έχει χρηματοδοτηθεί από εθνικά ή ευρωπαϊκά διαρθρωτικά προγράμματα, ερευνητικά προγράμματα ή άλλες πηγές χρηματοδότησης του Πανεπιστημίου υποχρεούνται να ενταχθούν στην ψηφιακή πλατφόρμα κρατήσεων της ΕΜΔΕ, booking-emde.auth.gr , ώστε να διασφαλίζεται η διαφάνεια και η βέλτιστη αξιοποίησή τους.

2. Διαδικασία Ένταξης, Πρόσβασης και Χρήσης

2.1 Για την ένταξη εξοπλισμού στην ψηφιακή πλατφόρμα της ΕΜΔΕ απαιτείται από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο του εξοπλισμού υποβολή ηλεκτρονικού αιτήματος προς την ΕΜΔΕ μέσω της πλατφόρμας.

2.2 Κάθε όργανο που εντάσσεται στην πλατφόρμα πρέπει να συνοδεύεται από (α) σύντομη περιγραφή, (β) λέξεις κλειδιά για αναζήτηση, (γ) κυριότερα πεδία τεχνολογικών εφαρμογών και (δ) Κανονισμό Λειτουργίας, που θα είναι όλα αναρτημένα στην πλατφόρμα. Ο Κανονισμός Λειτουργίας θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες για το είδος και τη σκοπιμότητα των μετρήσεων, ιδιαιτερότητες λειτουργίας και προϋποθέσεις χρήσης, κοστολόγηση/χρέωση παρεχόμενων υπηρεσιών καθώς και την φορέα/πηγή χρηματοδότησης για την προμήθεια του οργάνου. Επιπρόσθετα, για κάθε όργανο που εντάσσεται στην πλατφόρμα θα ορίζονται από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο του εξοπλισμού εξειδικευμένοι χειριστές, διάρκεια χρήσης (συνεδρίας) ανά δείγμα ή σειρά δειγμάτων.

2.3 Για να μπορεί ο Επιστημονικά Υπεύθυνος ενός οργάνου να διεκδικήσει οικονομική στήριξη από το ΑΠΘ για δαπάνες της τακτικής συντήρησης, και για την προγραμματισμένη περιοδική αντικατάσταση φθαρμένων εξαρτημάτων πρέπει να πληρούνται δύο προϋποθέσεις: (α) ο εξοπλισμός να είναι διαθέσιμος μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας για διατμηματική και εξωτερική χρήση τουλάχιστον για το 20% του ετήσιου χρόνου λειτουργίας του εξοπλισμού (πχ μια ημέρα της εβδομάδας) και (β) να έχει αξιοποιηθεί για διατμηματική ή εξωτερική χρήση τουλάχιστον το 10% του ετήσιου χρόνου λειτουργίας του εξοπλισμού. Η διαθεσιμότητα και η αξιοποίηση του εξοπλισμού τεκμηριώνεται με τα ιστορικά δεδομένα κρατήσεων που καταγράφονται στην πλατφόρμα της ΕΜΔΕ.

2.4 Κάθε μέλος του ΑΠΘ ή εξωτερικός φορέας που επιθυμεί να χρησιμοποιήσει διατμηματικό εξοπλισμό του ΑΠΘ οφείλει να υποβάλλει αίτημα κράτησης στη ψηφιακή πλατφόρμα της ΕΜΔΕ, με βάση την τρέχουσα διαθεσιμότητα του οργάνου και τις προϋποθέσεις χρήσης του.

2.5 Η επιβεβαίωση κράτησης και η έγκριση χρήσης του οργάνου γίνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του εξοπλισμού και βασίζεται σε κριτήρια όπως η διαθεσιμότητα, ο σκοπός χρήσης και η συμβατότητα με τις προδιαγραφές του εξοπλισμού. Σε περιπτώσεις υψηλής ζήτησης, μπορεί να εφαρμοστούν κριτήρια προτεραιότητας βάσει του είδους και της διάρκειας χρήσης, δίνοντας προτεραιότητα στην ακαδημαϊκή κοινότητα του ΑΠΘ και κατόπιν άλλων ακαδημαϊκών ιδρυμάτων.

2.6 Οι χρήστες οφείλουν να αποδέχονται τα πρωτόκολλα ασφαλείας και λειτουργίας του εξοπλισμού, όπως αυτά καθορίζονται στον Κανονισμό Λειτουργίας του κάθε οργάνου που είναι αναρτημένος στη ψηφιακή πλατφόρμα της ΕΜΔΕ.

2.7 Οι χρήστες υποχρεούνται να σέβονται τα χρονικά όρια κράτησης και να ενημερώνουν άμεσα για τυχόν ακυρώσεις στις κρατήσεις ώστε να εξασφαλίζεται η βέλτιστη αξιοποίηση του εξοπλισμού.

2.8 Με την ολοκλήρωση της κάθε χρήσης, προσφέρεται δυνατότητα αξιολόγησης των παρεχόμενων υπηρεσιών από τους χρήστες, μέσω ειδικής φόρμας στην πλατφόρμα, προκειμένου να βελτιώνεται η εμπειρία χρήσης καθώς και η αξιοποίηση του εξοπλισμού.

3. Λειτουργία, Συντήρηση και Οικονομική Διαχείριση

3.1. Οι χειριστές των οργάνων φέρουν ευθύνη για την ορθή λειτουργία των οργάνων και την αναφορά τυχόν δυσλειτουργιών.

3.2 Οι χρεώσεις που σχετίζονται με τη χρήση του κάθε οργάνου αφορούν αποκλειστικά τις λειτουργικές δαπάνες που προκύπτουν από τη χρήση και τη διαχείρισή του. Αυτές περιλαμβάνουν ενδεικτικά: την αποζημίωση εξειδικευμένου προσωπικού χειρισμού του εξοπλισμού, τα κόστη αναλωσίμων υλικών, τις έκτακτες δαπάνες αποκατάστασης βλαβών που προκύπτουν κατά τη χρήση, καθώς και το ενεργειακό κόστος λειτουργίας. Οι χρεώσεις αυτές δεν αποσκοπούν σε κανενός είδους κερδοφορία για το ΑΠΘ, αλλά αποκλειστικά στην κάλυψη των αναγκαίων δαπανών που εξασφαλίζουν τη βιώσιμη και συνεχή διαθεσιμότητα του εξοπλισμού.

3.3. Την κάλυψη των δαπανών για την τακτική συντήρηση του εξοπλισμού και για την προγραμματισμένη περιοδική αντικατάσταση φθαρμένων εξαρτημάτων λόγω χρήσης, σύμφωνα με τους όρους που αναφέρονται στο εδάφιο 2.3, αναλαμβάνει η Αντιπρυτανεία Οικονομικών, Προγραμματισμού, Ανάπτυξης και Υποδομών και η Αντιπρυτανεία Έρευνας και Καινοτομίας.

3.4. Για εξωτερικούς χρήστες (άλλα πανεπιστημιακά ιδρύματα και ερευνητικά κέντρα, δημόσιοι και ιδιωτικοί φορείς, ιδιώτες, κλπ) οι οικονομικοί όροι χρήσης καθορίζονται με διαφανείς διαδικασίες και σύμφωνα με τους κανονισμούς του ΑΠΘ και σε κάθε περίπτωση περιέχονται στον αναρτημένο Κανονισμό Λειτουργίας του κάθε οργάνου.

4. Διοικητική Εποπτεία και Επικαιροποίηση Κανονισμών

4.1. Η ΕΜΔΕ είναι αρμόδια για την εποπτεία της εφαρμογής των ανωτέρω αρχών και διαδικασιών.

4.2. Οι παρόντες κανονισμοί υπόκεινται σε αναθεώρηση όποτε αυτό κρίνεται απαραίτητο από την Διοίκηση του ΑΠΘ, συνεκτιμώντας σχετική εισήγηση της ΕΜΔΕ.

4.3. Η ένταξη όλων των μεγάλων οργάνων του ΑΠΘ στην πλατφόρμα κρατήσεων της ΕΜΔΕ είναι υποχρεωτική και συνδέεται με την καταγραφή των οργάνων στα πάγια του ΑΠΘ ή του ΕΛΚΕ ΑΠΘ. Η υποχρεωτική ένταξη του μεγάλου εξοπλισμού στην ψηφιακή πλατφόρμα της ΕΜΔΕ αφορά όλα τα όργανα που αποκτήθηκαν από ιδρυματικά προγράμματα προμήθειας εξοπλισμού ή μεγάλα προγράμματα υποδομών του ΕΛΚΕ, και για τα οποία υπάρχει, σύμφωνα με αξιολόγηση της ΕΜΔΕ, επιστημονικό ενδιαφέρον ή ανάγκη για διατμηματική χρήση ή χρήση από εξωτερικούς φορείς.

4.4. Η διάθεση του μεγάλου εξοπλισμού του ΑΠΘ προς διατμηματική και εξωτερική χρήση αποτελεί προϋπόθεση για την συμμετοχή των εμπλεκόμενων Επιστημονικά Υπευθύνων των οργάνων στη διεκδίκηση εξοπλισμού σε μελλοντικά ιδρυματικά προγράμματα προμήθειας διατμηματικού εξοπλισμού.

4.5 Το παρόν κείμενο εντάσσεται στον Εσωτερικό Κανονισμό του ΑΠΘ και τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία έγκρισής του από τις Πρυτανικές Αρχές.